「あの書類はどこ？」
あなたは、目的の書類をあちこち探すことなくサッと準備することができますか？
しっかりファイリングされていると、目当ての書類を探す手間なく取り出すことができます。
きちんと整理されたファイルは仕事の効率アップにつながります。
時代の流れでペーパーレスへとなりつつもありますが、紙媒体の方が使い勝手が良かったり見やすかったりする場合もまだまだあります。
事務の基本ともいえるファイリングについてお話していきます。
仕事の効率アップにつながるファイリング
ファイリングとは、書類の整理・保管のことです。
必要な書類を必要な時にすぐに取り出せることは好ましいですよね。
書類は日々増えていくものです。
ただ闇雲にファイルすれば良いというものではありません。
保管が必要なファイルとそうでないファイルをわけることからはじまります。
どのように整理や保管をするのかだけではなく、廃棄するまでの保管期間の定めに従って管理することも大切です。
ある会社で、一度こんな経験がありました。
「これ、整理してくれる？」と渡された数年分の書類の束。
ある年から全くファイリングされていなかったのです。
保険関係や税金関係、その他、送付されてきた封筒に開封後そのまま保管されているような状態でした。
過去の書類をみたい時に探すのも大変、新しい書類もどこに保管して良いのか困ってしまう、整理されていなくてグチャグチャ、そんな事態を避けるためにもファイリングは必要不可欠なものです。
しっかりと整理されたファイリングは仕事の効率アップにもつながります。
必要な書類が必要に応じてサッと取り出せたり、書類を所定のファイルにサッと保管できる状態であると、探すというムダな作業を軽減することができるからです。
仕事の効率アップにもつながるファイリングについてコツやポイントをまとめてみました。
一定のルールに従ってファイリングする
一定のルールに従ってファイルを整理していくことがファイリングの基本です。
ファイル名は正確かつ誰が見てもわかりやすいものを
ファイルの顔ともいえる背表紙に付けるファイル名。
正しく、そして誰が見ても何かがわかるようにわかりやすいものをファイル名として付けることが基本です。
背表紙にも統一感を持たせるとすっきり整理することができます。
フォントやサイズ、貼る位置なども一定であるときれいで気持ちが良いものです。
どのようにファイルわけするか決める
請求書や見積書など、得意先ごとにファイルするのか、日付ベースでファイルするのか、基本は前例に沿ってファイリングします。
内容や量も変化していくことがありますので、時にはより良い方法があるか見直すことも必要です。
必要に応じてファイルの方法を変える場合であっても、一定のルールに従って整理することは同じです。
つい不要な文書を保管しがちですが、ファイリングする時に、保管が必要な文章かどうかを判断することもファイリングに関する大切なこと。
必要な文書をわかりやすく保管し、不要な文書は破棄するということが、ファイリングには必要です。
保管するほどでもないけれどすぐに破棄するのが心配な書類は、一時的に仮保存し時期がきたら破棄するということも一つの方法です。
保管期間を守り必要に応じて破棄する
書類には保管期間が定められたものもあります。
年度単位で保管すると、破棄する時に便利です。
書類が大量にある場合は、一定期間で処分ができるように、作成日や保存期日を背表紙などに一緒に明記しておくとわかりやすいです。
領収書やレシートはスクラップブックに貼り付ける
数も多くバラバラになりやすく保管に困る領収書やレシート。
オーソドックスで地道な方法ではありますが、領収書やレシートの整理には、スクラップブックなどに貼り付ける方法がやはり一番。
サイズや大きさが違うことが多いため、量が多い場合は、少しずつずらしながら重ねて貼っていきます。
できるだけ金額が見えるように貼り付けると良いと思います。
ファイルを色分けする
ファイルの色分けをすることもわかりやすくておすすめです。
例えば、請求書はブルーのファイル、見積書はピンクのファイルなどファイルを色分けします。
背表紙をみなくても、ファイルの色ををみるだけでパッと何のファイルかが見当がつきます。
使用頻度を考え配置する
よく使うファイルは取り出しやすいように手前に置く、あまり使わないファイルは奥に置くなど、ちょっとした工夫で、より仕事がしやすくなります。
使用頻度を考えてファイルを配置することにより、整理されたファイリングがより活きてきます。
おしまいに
ファイリングとは、書類の整理・保管のことです。
一定のルールに従って整理されたファイリングは、仕事の効率アップにもつながります。
適切なファイリングで、誰がみてもわかりやすく、美しい環境を目指しましょう。
