Excelファイルをメールで送信する時の知っておきたいちょっとした基本。

Excelファイルをメールで送信する時の知っておきたいちょっとした基本。

Excelで作成されたファイルのやりとりすることも多いのではないでしょうか。

そんな場面での、知っておきたいちょっとした基本についてまとめてみました。

 

ページ設定をする。

 

相手が印刷をすることも想定してページ設定をします。

印刷プレビューできちんと確認しましょう。

ささっと入力して、確認無しで送信しないように気を付けましょう。

 

カーソルは一番左上端にしておく。

 

カーソルの位置は一番左上端にしてきましょう。

セルでいうと「A1」ですね。

日頃から習慣にしておくと良いと思います。

Excelを開いてカーソルが左上端にあると、「Excel知ってる人だな」と思います。

また、最後の作業をわからないようにするという意味もあるようです。

 

不要なシートは削除する。

 

シート1以外は削除しておきます。

シート2、シート3があると、無駄に開いてしまうことがあるからです。

逆にシート1のみではなく、シート2、シート3もある場合は、その旨をメールに記載しておくと良いと思います。

日頃、シート1しか使用しない人は、シート2以降を見落としがちです。

 

PDFに変換する。

 

相手にそのファイルで作業が必要のない場合は、基本的にはPDFに変換して送信するのが良いでしょう。

見積書の金額など、データを変えられてはいけないファイルは必ずPDFに変換しましょう。