エクセルのメール送信。ファイルを添付する際のチェックポイント。

エクセルのメール送信。ファイルを添付する際のチェックポイント。

Excelで作成されたファイルのやりとりすることも多いのではないでしょうか。

Excelで作成したファイルをメールで送信する場合の知っておきたいちょっとしたポイントについてお話してきます。

 

ページ設定をする

 

ファイルを受け取る相手が印刷をすることも想定してページ設定をします。

印刷プレビューできちんと確認してOKかどうか確認します。

ささっと入力して確認無しで添付するようなことは避けてください。

 

カーソルは一番左上端にしておく

 

カーソルの位置は一番左上端にしておきます。

セルでいうと「A1」ですね。

Excelでファイルを作成して保存する場合の習慣にしておくと良いです。

Excelを開いてカーソルが左上端にあると「Excel知ってる人だな」と思います。

また、カーソルの位置を一番左端にしておくことは、最後の作業をわからないようにするという意味もあるようです。

 

不要なシートは削除する

 

シート1以外は削除しておきます。

シート2、シート3があると、無駄に開いてしまうことがあるからです。

受け取る相手のことを考え、相手の無駄な手間を避けることは基本です。

逆に、シート1のみではなくシート2やシート3もある場合は、相手の見落とし防止のため、メールにその旨を記載します。

日頃、シート1しか使用しない人は、シート2以降を見逃しがちなもの。

特にその場合は、シート名をきちんとつけておくことも大切です。

PDFに変換する

 

受け取る相手にそのファイルでの作業が必要ない場合は、基本的にはPDFに変換して添付します。

見積書の金額などデータを変えられてはいけないファイルは必ずPDFに変換しましょう。

 

 

おしまいに

 

Excelで作成したファイルをメールで送信する場合のポイントをまとめてみました。

「ファイルを添付いたしましたので、ご確認ください」など、メールにファイルが添付されていることをメール本文に必ず記載するようにしてください。

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